Magda Lorente: La gestió dels documents electrònics a les organitzacions en fase activa

El dimarts 7 de gener, dins de l'assignatura d'Administració d'Organitzacions i Empreses, vam tenir a classe la conferència a càrrec de Magda Lorente: "La gestió dels documents electrònics a les organitzacions en fase activa".

Magda Lorente és la responsable de la Secció d’Assistència en Sistemes d’Informació Local, dins l’Àrea de Presidència de la Diputació de Barcelona. La seva feina consisteix, principalment, a desenvolupar projectes d’administració electrònica en els ajuntaments, amb la base d’una política de gestió documental que permeti assegurar la perdurabilitat de la documentació electrònica de caràcter públic.

La Magda ens va parlar de la gestió dels documents electrònics a les organitzacions en fase activa, fent èmfasi en quins aspectes són importants tant per l'empresa com per l'administració pública, explicant les diferències d'interès i normatives entre elles. Digitalització segura, conservació de documents originals electrònics, ... són conceptes van aparèixeran durant la seva intervenció, així com les seves experiències dins de l'àmbit de l'administració pública.

Aquí teniu enllaços a conceptes que la Magda ha fet referència durant la seva intervenció:

• Oficina d'Assistència en Administració Electrònica de Diputació de Barcelona
• Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics
• Llei 10/2009 de l'Ús dels Mitjans Electrònics al Sector Públic de Catalunya
• Esquema Nacional de Seguretat
• Esquema Nacional d’Interoperabilitat
• Portal d'Administració Electrònica, on trobar la versió digital de les guies d'aplicació de la Norma Tècnica d'Interoperabilitat que hem vist a classe en paper
• Codi Segur de Verificació i on trobar-lo en els documents de l'Agència Tributària
• Consorci d'Adminitració Oberta de Catalunya (AOC)
• Via Oberta

Recordeu que durant la seva intervenció va comentar alguns conceptes, necessaris per la segona part de la darrera activitat de l'assignatura.

Gràcies a tots per l’interès mostrat durant tota la sessió!

Sistemes de Gestió Documental

Avui hem començat a parlar dels Sistemes de Gestió Documental, del seu context, de perquè els necessitem, quines normatives ens ajuden a definir-los i implantar-los, ...

A classe hem utilitzat un mapa mental en lloc d'una presentació clàssica. Us podeu descarregar 3 documents en PDF: el primer amb el context i la problemàtica, el segon amb les definicions i el tercer amb els mòduls d'un SGD.

Aquí teniu 3 possibles eines per crear mapes mentals:

• MindManager. Programari propietari. http://www.mindjet.com (el que he fet servir jo)
• X-Mind. Programari gratuït. http://www.xmind.net
• FreeMind. Programari lliure. http://freemind.sourceforge.net (fixeu-vos que la pàgina web de FreeMind està feta amb MediaWiki, el mateix gestor de continguts amb el que està feta la Viquipèdia)

AdOE: Activitat Gestió Documental

Aquí teniu l'enunciat de la darrera activitat de l'assignatura d'Administració d'Organitzacions i Empreses.

Aquesta activitat consta de 2 apartats, que s’han omplir i entregar en dates diferents. El primer s'ha de fer i entregar ABANS del dimarts 7 de gener. I el segon s'ha de fer DESPRÉS de la classe de dimarts 7 de gener, i s’ha d’entregar ABANS de dimarts 14 de gener.

Per respondre el segon apartat utilitzareu informació que us proporcionarem a la conferència de Magda Lorente a la classe de dimarts 7 de gener: “La gestió dels documents electrònics a les organitzacions en la fase activa”.

AdOE: Activitat d'anàlisi d'aplicacions

Avui a classe hem explicat quins criteris s'han de tenir en compte a l'hora de decidir-se per una aplicació o una altra quan volem incorporar-la a la nostra empresa/organització. I això ens servirà per fer una nova activitat: anàlisi d'una aplicació.

Les funcionalitats d'aquesta aplicació són importants, així com el seu nivell de personalització a les nostres necessitats.

Però també hem de valorar qui són els desenvolupadors que l'han fet: són uns amics, que ho fan per hobby? És una empresa solvent, que podrà atendre les nostres necessitats de futures millore? Quin nivell de servei de suport ens estan oferint?

I d'altra banda, els usuaris: qui més està utilitzant aquesta aplicació? Són empreses/usuaris similars a nosaltres? Hi ha una comunitat a darrera amb qui poder compartir experiències d'ús?

Aquesta activitat la farem de forma individual, però compartirem el nostre treball de dues maneres diferents: Per una banda, les diapositives que faci cadascú estaran compartides amb la resta de companys, ja que ho farem en un sol document col·laboratiu (Presentacions de Google Docs). I per una altra, exposareu a classe el dijous 19-desembre aquesta presentació davant dels vostres companys!!

En aquest enllaç us deixo instruccions més concretes sobre el contingut del treball, enllaços, etc...

Pràctica 4: Viquipèdia

Avui dilluns 9-desembre començarem a treballar amb l'article de la Viquipèdia. De moment, aquí teniu l'enllaç a les instruccions per passar el vostre article a la Viquipèdia. Anirem seguint aquestes instruccions a la classe de pràctiques.

El primer que farem al començar la classe serà donar-nos d'alta a la Viquipèdia creant un usuari. Aneu a la pàgina adient per a crear-ne un. Si ja el teniu, perfecte. Inicieu la sessió a la Viquipèdia amb el vostre nom d'usuari i contrasenya. Si utilitzeu un nom d'usuari de l'estil ESAGEDnnnnnnnn, on nnnnnnn sigui el vostre NIU, millor.

AdOE: Pràctica CRM amb Google Docs

En grups de 4-5 persones, escolliu una empresa o tipus de negoci en el que estigueu treballant actualment un de vosaltres (o us inventeu un negoci nou).

1.- Feu un document amb Google Docs, el compartiu entre vosaltres i amb miquel.rodriguez@uab.cat amb permisos d’edició. A la portada poseu els vostres noms, correus electrònics, títol del treball, assignatura, data, etc..... Poseu també “Estat del treball: En curs.” Procureu utilitzar els estils de títols correctament a tot el document i feu un índex del contingut.

2.- Feu una descripció de l’empresa, el negoci i el producte/serveis que ofereix.

3.- Feu una segmentació dels clients. Són empreses? Particulars? Només d'una ubicació geogràfica concreta, o vàries zones? Quins grups/classificacions farieu? Hi hauria productes/serveis orientats a cada un dels grups?

4.- El document ha de tenir 1 portada + 2-3 pàgines màxim. Podeu posar imatges, gràfics, taules, ...

5.- Entregar el document abans del dijous 12-desembre-2013. Posar a la portada “Estat del treball: Finalitzat”. Si teniu dubtes durant el procés, poseu estat del treball “Amb dubtes pel Miquel", d'aquesta forma jo podré accedir-hi i respondre amb els comentaris els possibles dubtes (en lloc de fer-ho per mail).

CRM - La gestió de les relacions amb els clients

Avui a l'assignatura d'Administració d'Organitzacions i Empreses, després de fer una introducció sobre els diferents actors i elements que podem trobar en una empresa (treballadors, proveïdors, productes, processos, clients....) hem parlat de CRMs: Customer Relationship Management. L'hem definit com "un conjunt de processos comercials i aplicacions que ajuden a gestionar tota la informació, activitats, converses i interaccions amb els clients amb l’objectiu d’entendre millor les necessitats de cada client, oferir el missatge o la resposta correcte, i prendre millors decisions comercials".

Hem parlat del "poc nivell de personalització" del Ford T, de les targetes de fidelització i el seu origen, hem posat uns quants exemples de relació amb els clients amb IKEA, Mercadona, Telepizza, Zara...

El dimarts 19 de novembre continuarem amb els CRMs. Us podeu descarrregar la presentació que hem utilitzat a classe.

NOTA: Aquesta entrada correspon a l'assignatura "Administració d'Organitzacions i Empreses". Les distingirem respecte les entrades de l'assignatura "Tecnologies de la Informació" pel "Tag" que tindrà cada una d'elles: Utilitzarem els tags "AdOE" i "TIC" respectivament.